Jak rozliczać wynajem prywatny oraz poprawiać faktury w nowym systemie?

Kiedy wynajmujący lokal musi wystawić fakturę w systemie a kiedy nie?

Osoby wynajmujące lokale prywatnie często zastanawiają się, jak wygląda najem prywatny a KSeF i czy muszą wystawiać faktury. Jak wyjaśnia Poradnik Przedsiębiorcy, obowiązek zależy od statusu najemcy. Jeśli najemcą jest osoba prywatna, wynajmujący nie ma obowiązku wystawiania faktury ani rachunku z własnej inicjatywy. Dokument jest ujmowany jako WEW, czyli czynność wewnętrzna. Faktura powstaje tylko na żądanie najemcy w terminie trzech miesięcy i może być wystawiona poza KSeF. Inaczej wygląda sytuacja przy najmie firmom, czyli w relacji między przedsiębiorcami. Jak wskazuje artykuł, wynajmujący ma obowiązek wystawić i przesłać do KSeF fakturę zawsze, nawet jeśli korzysta ze zwolnienia z VAT, co dotyczy relacji z podmiotami posługującymi się numerem NIP. Obowiązują też przepisy przejściowe. Do końca 2026 r. działa limit przejściowy: jeśli łączna wartość faktur nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, można wystawiać faktury poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. każda faktura dla firmy musi trafiać do KSeF. Osoba fizyczna wynajmująca firmie, która nie miała wcześniej numeru NIP, musi go uzyskać, aby wystawiać faktury w systemie. Co z tego wynika dla wynajmującego? Po pierwsze, trzeba ustalić, kim jest najemca: osobą prywatną czy firmą, bo od tego zależy forma dokumentowania. Po drugie, przy najmie dla firmy trzeba przygotować się do fakturowania w systemie, nawet jeśli wynajem jest zwolniony z VAT. Po trzecie, warto sprawdzić, czy nie obowiązuje jeszcze limit przejściowy, który pozwala wystawiać faktury poza systemem, i pamiętać o jego obliczaniu wraz z VAT. Po czwarte, jeśli wynajmujący nie ma NIP, należy go uzyskać odpowiednio wcześnie. Po piąte, umowę najmu dobrze uzupełnić o informację o sposobie wystawiania i przekazywania faktur oraz terminach. Po szóste, dobrze uzgodnić z najemcą-firmą, kiedy faktura będzie wystawiana, na przykład zgodnie z terminem płatności czynszu, bo przepisy dla najmu przewidują odrębny sposób ustalania terminu. Po siódme, w razie wątpliwości dotyczących opodatkowania najmu warto skonsultować się z doradcą podatkowym, bo zasady zależą od indywidualnej sytuacji.

Czy nabywca może sam poprawić błąd na dokumencie otrzymanym od sprzedawcy?

Dawniej nabywca, który zauważył błąd na fakturze, na przykład w adresie, mógł wystawić notę korygującą. Pytanie, jak wygląda nota korygująca a KSeF, jest więc zrozumiałe. Jak wynika z artykułu w Poradniku Przedsiębiorcy, od 1 lutego 2026 r. nota korygująca przestała istnieć w obrocie prawnym. Uchylony został art. 106k ustawy o VAT, który umożliwiał nabywcom samodzielne korygowanie błędów na fakturach. Wszelkie błędy na fakturach, zarówno formalne, jak i merytoryczne, muszą być teraz korygowane wyłącznie przez sprzedawcę poprzez wystawienie faktury korygującej. W systemie nota korygująca nie jest dopuszczalnym dokumentem, ponieważ jedynym akceptowanym formatem są faktury ustrukturyzowane. Jak powinien postąpić nabywca? Według artykułu, gdy otrzyma fakturę z błędem, takim jak błędny adres, powinien niezwłocznie powiadomić sprzedawcę o konieczności korekty i poprosić o wystawienie faktury korygującej. Tekst wspomina, że w programach księgowych korekty danych formalnych dokonuje się poprzez modyfikację wpisu pierwotnego i dołączenie faktury korygującej jako dokumentu dodatkowego. Jak to wygląda w praktyce? Po pierwsze, nabywca powinien sprawdzać każdą otrzymaną fakturę zaraz po jej pojawieniu się w systemie, co pozwala szybko zgłosić błąd. Po drugie, zgłoszenie warto wysłać pisemnie lub mailowo, wskazując numer KSeF faktury i opisując, co wymaga poprawy. Po trzecie, sprzedawca powinien wystawić korektę możliwie szybko, bo jej data ma znaczenie dla rozliczeń. Po czwarte, nabywca nie powinien księgować dokumentu z błędami, które wpływają na rozliczenie podatku, dopóki nie otrzyma korekty, a o sposobie postępowania w takich sytuacjach warto zapytać księgowego. Po piąte, dane kontrahentów w bazie warto aktualizować z wyprzedzeniem, bo wiele błędów wynika z nieaktualnych danych. Po szóste, warto ustalić w firmie osobę odpowiedzialną za kontakt w sprawie poprawek. Zmiana oznacza, że odpowiedzialność za poprawność dokumentu spoczywa mocniej na sprzedawcy, a komunikacja między stronami jest kluczowa. Dobrze też uwzględnić ten proces w umowach z kontrahentami.

Kiedy poprawka dokumentu zmienia rozliczenie za poprzedni miesiąc a kiedy za bieżący?

Faktura korygująca w KSeF jest głównym narzędziem poprawiania błędów i zmian w dokumentach sprzedaży. Jak wyjaśnia Poradnik Przedsiębiorcy, zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT fakturę korygującą wystawia się, gdy po wystawieniu faktury podstawa opodatkowania lub kwota podatku uległa zmianie, doszło do zwrotu towarów lub opakowań, zwrócono nabywcy część lub całość zapłaty albo stwierdzono błąd w dowolnej pozycji faktury. Art. 106na ustawy o VAT określa, że fakturę ustrukturyzowaną, w tym korygującą, uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, a otrzymaną w dniu przydzielenia numeru identyfikującego. Zasady rozliczenia zależą od rodzaju korekty. Artykuł wskazuje, że okres, w którym rozlicza się korektę in plus, czyli zwiększającą podstawę opodatkowania, zależy od przyczyny korekty. Korekta wsteczna dotyczy sytuacji, gdy przyczyna istniała w momencie wystawienia pierwotnej faktury, i jest rozliczana w okresie poprzednim, w którym wykazano fakturę pierwotną. Korekta bieżąca dotyczy zdarzenia, które zaistniało po sprzedaży, i jest rozliczana w miesiącu wystawienia faktury korygującej. Przykład z artykułu: faktura z lutego zawierała błąd w ilości, a korekta wystawiona w marcu jest rozliczana wstecznie w lutym, ponieważ przyczyna, czyli błąd, istniała już przy pierwotnym wystawieniu dokumentu. Co z tego wynika? Po pierwsze, przed wystawieniem korekty trzeba ustalić jej przyczynę, bo od tego zależy okres rozliczenia. Po drugie, w korekcie należy wskazać numer KSeF faktury pierwotnej. Po trzecie, data wystawienia korekty w systemie jest dniem przesłania, więc warto pilnować terminów, jeśli korekta wpływa na deklarację. Po czwarte, program księgowy powinien umożliwiać skorygowanie pozycji faktury, a w niektórych programach robi się to przez wybór opcji korygowania pozycji w module sprzedaży. Po piąte, dobrze prowadzić rejestr korekt, aby łatwo odnaleźć dokumenty i ich powody. Po szóste, w trudnych przypadkach, takich jak korekta kilku faktur jednocześnie albo korekta transakcji zagranicznych, warto skonsultować rozliczenie z księgowym lub doradcą podatkowym, bo błąd w okresie rozliczenia może skutkować zaległościami.