Szkolenie na audytora wewnętrznego: od procedur do wiarygodnych ustaleń

Dlatego kompetencje audytora nie sprowadzają się do znajomości norm ISO. Liczy się umiejętność ustalenia, co rzeczywiście się wydarzyło, jakie dowody to potwierdzają i czy stwierdzony stan narusza konkretne wymaganie.

Najpierw proces, dopiero potem dokument

Audyt wewnętrzny nie polega na odczytywaniu kolejnych punktów normy i pytaniu o odpowiadające im procedury. Punktem wyjścia może być droga zlecenia: od przyjęcia zamówienia, przez przygotowanie zasobów, aż po przekazanie wyrobu. Na tej podstawie audytor ustala, które wymagania odnoszą się do badanego procesu.

Jeżeli operator potwierdza, że otrzymał instrukcję, nie oznacza to jeszcze, że zawsze postępuje zgodnie z nią. Przydatne będzie sprawdzenie przebiegu pracy, wybranych zapisów i reakcji na odstępstwa. Równie ważne jest odróżnienie pojedynczego przypadku od problemu powtarzającego się w procesie.

Kompletna dokumentacja nie zastępuje dowodu, że proces działa zgodnie z wymaganiami.

Jeden proces może podlegać trzem różnym ocenom

W zintegrowanym systemie zarządzania to samo stanowisko pracy można badać z kilku perspektyw. Przykładem jest magazynowanie substancji wykorzystywanej w produkcji. Pytania zależą wtedy od przyjętych kryteriów:

• ISO 9001 (jakość) - czy materiał jest identyfikowany i kontrolowany w sposób zapewniający spełnienie wymagań dotyczących wyrobu?

• ISO 14001 (środowisko) - czy nadzorowane są istotne aspekty środowiskowe związane z przechowywaniem, użyciem i postępowaniem z pozostałościami?

• ISO 45001 (BHP) - czy rozpoznano zagrożenia dla pracowników i zastosowano ustalone środki ograniczające ryzyko?

Wspólny plan audytu ogranicza powtarzanie rozmów, ale nie znosi odrębności wymagań. Jedna obserwacja może dostarczyć dowodów w kilku obszarach, jednak każdą ocenę trzeba powiązać z właściwym kryterium.

W 2026 roku opublikowano nowe wydania ISO 9001 i ISO 14001, podczas gdy aktualnym wydaniem normy BHP pozostaje ISO 45001:2018. Przy planowaniu audytu trzeba zatem jasno określić, według których wydań norm i wymagań wewnętrznych oceniany jest system.

Co sprawia, że dowód audytowy jest wiarygodny?

Stwierdzenie „pracownicy nie przestrzegają procedury” jest oceną, nie opisem dowodu. Audytor potrzebuje informacji możliwej do zweryfikowania: co zaobserwowano, w jakiej próbce i z jakim wymaganiem zestawiono ustalenie. Pomaga łączenie trzech sposobów pozyskiwania informacji:

• Rozmowa wyjaśnia, jak pracownik rozumie zadanie i co robi w sytuacji nietypowej.

• Obserwacja pokazuje rzeczywisty przebieg pracy, także czynności pomijane w opisach procesu.

• Analiza zapisów pozwala prześledzić wybrane zdarzenia, pomiary i reakcje na odchylenia.

Załóżmy, że pracownik mówi o codziennym przeglądzie wyposażenia. Audytor może poprosić o pokazanie kontroli, a następnie zestawić odpowiedź z zapisami dotyczącymi kilku dni. Jeśli źródła są rozbieżne, potrzebne są dodatkowe pytania, nie natychmiastowy wniosek o niezgodności.

Wytyczne ISO 19011:2026 opisują m.in. podejście oparte na dowodach, niezależność i uwzględnianie ryzyka. Wskazują też na ograniczenia próbkowania: sprawdzenie kilku zdarzeń nie dowodzi, że identycznie przebiegały wszystkie pozostałe.

Kiedy rozbieżność jest niezgodnością?

Nie każdy brak podpisu lub nietypowy sposób wykonania czynności oznacza naruszenie normy. Najpierw trzeba sprawdzić, czego wymaga norma, firmowa procedura lub inne kryterium przyjęte w zakresie audytu. Dopiero porównanie wymagania z dowodami pozwala sformułować niezgodność.

Przykładowo organizacja ustaliła obowiązek dokumentowania przeglądu urządzenia przed każdą zmianą. W kilku sprawdzonych przypadkach zapisów brakuje, a rozmowa i obserwacja nie potwierdzają wykonania przeglądów. Raport powinien wskazać obowiązek i konkretne zbadane przypadki, zamiast ogólnego zarzutu, że dział „nie dba o bezpieczeństwo”.

Audytor nie przypisuje naruszenia przepisów prawa bez sprawdzenia właściwego wymagania. Nie każda wskazówka usprawniająca pracę jest też niezgodnością. Można odnotować możliwość doskonalenia bez sugerowania naruszenia obowiązku, którego nie ustanowiono.

Umiejętność audytowania rozwija się podczas ćwiczeń

Znajomość treści norm nie przygotowuje jeszcze do trudnej rozmowy ani oceny sprzecznych informacji. W ćwiczeniu audytowym uczestnik decyduje, o co dopytać, jakie zapisy przeanalizować i kiedy materiał wystarcza do sformułowania ustalenia. Pytania otwarte pomagają uniknąć sugerowania odpowiedzi.

Takie kompetencje rozwija szkolenie audytor wewnętrzny prowadzone przez Open Horizon Consulting. Trzydniowy program dotyczy zintegrowanych systemów ISO 9001, ISO 14001 i ISO 45001. Obejmuje zasady audytowania według ISO 19011, planowanie i prowadzenie audytu, symulację w grupach oraz raportowanie i działania poaudytowe. Uczestnicy otrzymują certyfikat Auditora Wewnętrznego Zintegrowanych Systemów Zarządzania.

W macierzystej organizacji znaczenie ma również bezstronność. Przy przydzielaniu zadań audytowych należy unikać oceniania własnej pracy, nawet jeśli dana osoba doskonale zna badany proces.

Raport to początek pracy nad przyczyną

Po audycie odpowiedzialność za usunięcie niezgodności i działania korygujące spoczywa na organizacji, a nie na osobie, która zebrała dowody. Audytor może zweryfikować skuteczność działań. Nie powinien jednak sam projektować i zatwierdzać rozwiązań, które później ma bezstronnie oceniać.

Jeśli zabrakło zapisów przeglądu, uzupełnienie formularza nie dowodzi, że kolejne kontrole będą wykonywane terminowo. Przyczyną mogło być niejasne przypisanie odpowiedzialności, niewykonalna instrukcja albo brak nadzoru nad zadaniem. Sprawdzenie przyczyny pozwala dobrać działanie do sytuacji.

Rezultatem audytu nie jest zatem sama lista uchybień, ale sprawdzalna informacja, gdzie praktyka rozmija się z wymaganiami i co zweryfikować po zmianach.